Evenement organiseren

Evenement organiseren

U vindt hier informatie over: "Samenvatting"

Samenvatting

Als u een evenement wilt organiseren, dan heeft u in de meeste gevallen een vergunning nodig. Denk hierbij aan evenementen die voor publiek toegankelijk zijn, zoals een tentfeest, kermis, braderie of een wielerwedstrijd. U kunt deze vergunning aanvragen in de gemeente waar het evenement zal plaatsvinden. De gemeente beoordeeld of een vergunning wordt verleend, hieraan worden specifieke voorwaarden aangekoppeld. 

Voor kleine evenementen is geen vergunning vereist, maar een melding. dit geldt voor evenementen die voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 100 personen;
  • De begin- en eindtijden liggen tussen 09.00 en 22.00 uur (zo-do)/ 09.00 en 23.00 uur (vr-za);
  • Geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 9.00 uur en na 22.00 uur (zo-do) of na 23.00 uur (vr-za);
  • Het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
  • Slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 20 m2 per object;
  • Er een organisator is; en
  • De organisator tenminste 20 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester, door middel van een meldingsformulier.
U vindt hier informatie over: "Aanvragen"

Aanvragen

Wilt u een evenement melden of aanvragen bij de gemeente Simpelveld? Vanaf 1 januari 2018 dient u dit te regelen via de EvenementenAssistent.

 Wat is de EvenementenAssistent?

De EvenementenAssistent is een online applicatie waarmee u een vergunningaanvraag of melding kunt indienen bij de gemeente. Alle 18 Zuid-Limburgse gemeenten maken gebruik van dit systeem, waardoor er eenduidig gewerkt gaat worden. Hierdoor is het ook mogelijk om een gemeentegrensoverschrijdend evenement aan te vragen.

 De applicatie heeft als groot voordeel dat het gekoppeld is aan de evenementenkalender van de hulpverleningsdiensten. Op deze manier hebben medewerkers van de hulpverleningsdiensten (politie, brandweer, GHOR en de bevolkingszorg), namens de 18 Zuid Limburgse gemeenten toegang tot alle informatie.

 Hoe gebruik ik de EvenementenAssistent?

Als nieuwe organisator dient u de gehele vragenboom te doorlopen, dit kan de eerste keer wat tijd in beslag nemen. Wanneer u al eens eerder een evenement heeft aangevraagd via de EvenementenAssistent kunt u inloggen via deze link. U krijgt dan al uw aanvragen te zien en de status hiervan. Daarnaast heeft u het voordeel dat bij een volgende editie van hetzelfde evenement u een eerdere aanvraag als uitgangspunt kunt gebruiken. U hoeft dan alleen nog maar mutaties hierop door te voeren.

 Hoe wordt mijn aanvraag afgehandeld?

Uw aanvraag wordt geheel digitaal afgehandeld. Adviezen en de uiteindelijke vergunning zullen ook in het dossier geplaatst worden. Echter zullen wij ook de gebruikelijke werkwijze, zoals u van ons gewend bent, in het begin blijven hanteren.

 Vragen?

Voor het gebruik van de EvenementenAssistent verwijs ik u naar de handleiding. Heeft u naar aanleiding hiervan nog vragen of hulp nodig bij het invullen dan kunt u contact opnemen met mevrouw Sonnenschein, via het telefoonnummer 045 – 544 83 83 of per mail: info@simpelveld.nl.

U vindt hier informatie over: "Wat moet ik meenemen?"

Wat moet ik meenemen?

Bij de aanvraag van een evenement dient u aanvullende stukken mee te leveren, namelijk:

  • Plattegrond van het evenement, waarbij zaken zoals de EHBO post, vluchtroutes, sanitair en andere zaken zijn aangegeven;
  • Veiligheidsplan;
  • Eventueel verkeersplan; 
  • Draaiboek van het evenement.

De aanvullende stukken kunt u bijvoegen in het dossier van de EvenementenAssistent. 

Heeft u vragen over het aanleveren van de aanvullende stukken dan kunt u contact opnemen met mevrouw Sonnenschein, via het telefoonnummer 045 – 544 83 83 of per mail: info@simpelveld.nl.

Zorg dat u bij uw aanvraag de volgende informatie vermeldt:

  1. De geplande datum van het evenement.
  2. Het tijdstip van aanvang en de duur van het evenement.
  3. De locatie van het evenement.
  4. Het aantal bezoekers, respectievelijk deelnemers, dat u verwacht.
  5. De diverse voorzieningen die u treft voor onder andere sanitair, afval, verkeer, EHBO en vluchtroutes voor het publiek.
  6. De overige maatregelen die u neemt om een regelmatig verloop te bevorderen.
U vindt hier informatie over: "Wat kost het"

Wat kost het

Kosten zijn afhankelijk van het soort aangevraagd evenement. In de legesverordening staat opgenomen hoeveel de leges bedragen. Houdt hierbij rekening mee dat er extra kosten in rekening gebracht kunnen worden voor andere vergunningen die noodzakelijk zijn voor uw evenement, zoals een ontheffing van de drank- en horecawet of het aanbrengen van reclame.